Hogyan írjunk olyan e-mailt, amit komolyan lehet venni

2006.05.08. 12:45 e-mailüzleti kommunikáció94%

Rendkívül fontosnak tartom az üzleti kommunikáció minden típusát, de különösen nagy hangsúlyt helyezek az e-mailekre. Azért teszem ezt, mert egyrészt jellegébõl adódóan könnyű abba a hibába esni, hogy "túl lazára vesszük" a hangnemet, másrészt nehéz - vagy lehetetlen - az olyan kis bakikat javítani, amit például egy beszélgetésben könnyűszerrel megtehetünk (pl. egy félreértett megjegyzés, vagy kijelentés).

A párbeszéd jellegű e-mailezés az egyszerűbb eset, ekkor már kialakult a kapcsolat, jó eséllyel meg lehet találni a megfelelõ hangnemet. Más a helyzet az ajánlatkérő, vagy ajánlattevő célú levelekkel, mert ilyenkor gyakran egy levél alapján ítéli meg az olvasó a levél feladóját.

Rendszeresen kapunk mi is olyan stílusban íródott ajánlatkérő e-mailt, amire a tapasztalataink alapján nincs értelme válaszolni, tehát - bár nem töröljük őket -, de nem is foglalkozunk velük érdemben.

Mi mindig figyelünk a következő dolgokra, amikor e-mail írunk üzleti ügyben, egyben ezek alapján döntjük el egy beérkezõ e-mailrõl, hogy mennyire lehet komolyan venni az íróját:

• Mindig érezze a címzett, hogy személyesen neki írunk, vagy legalábbis a cégének, nem egy embernek a sok címzett közül (megszólítás fontossága!).
• Mindig töltsük ki a tárgy mezőt! Ez egyrészt lehetőséget ad, hogy már a tárgysor elolvasásával felkeltsük a címzett érdeklődését, másrészt később könnyebben vissza tudják keresni levelünket, ha a tárgy utal a levél tartalmára.
• Ha a cégünk nevében írunk, legyen a cégnek saját domain nevet tartalmazó e-mail címe (pl. név@cégneve.hu). Ez nagyon fontos!
• Nem szükséges a kézzel írott levelek merevségével írnunk, de ne essünk át a ló másik oldalára, nagyon fontos a megfelelő stílus!
• Ha ajánlatkérésről van szó, fogalmazzuk meg a kérésünk tárgyát minél pontosabban (pl. nehéz mit kezdeni egy "kérem adjanak árajánlatot egy igényes honlap kivitelezésére" jellegű levéllel... természetesen nem az a gond, hogy valaki nem tudja, hogy pontosan mire van szüksége, de akkor erre ne is kérjen ÁRajánlatot)!
• A levél végéhez fűzott aláírás tartalmazzon minden fontos információt a feladóról, és a cégéről (pl. beosztás, telefonszám, cím, stb.)!

Ezek apró, és akár jelentéktelen dolgoknak tűnnek, de éppen ebben van a nagyságuk: aki ilyenekre is ad, azt könnyebben megjegyzik a partnerek!

Szeretne ingyenes e-mail értesítőt kapni minden új bejegyzésről?Iratkozzon fel most!

Hasznosnak találta ezt a blog bejegyzést?